Los cambios de última hora siempre generan gastos de última hora

Un asunto que, durante décadas, lleva generando “problemas” tanto a gobiernos como a proveedores, y agencias de intermediación, en sus desplazamientos al exterior, es el del cambio de divisas, los pagos con tarjetas de crédito o débito, o los costes generando por el propio cambio de divisas que determinadas entidades bancarias suelen realizar en este tipo de operaciones.

Tras muchos años trabajando, codo con codo, organizando viajes de gobiernos y grandes instituciones, hay una serie de patrones que se repiten en todos y cada uno de ellos, muchos los cuales, después de largos estudios haciendo uso de algoritmos y big data, se encuentran recogidos en la Norma ‘International GITT Standard’.

Quizá, el más común de todos ellos es el de los cambios de última hora, tanto antes, como justo antes y durante el viaje. Muchos de estos cambios no solo aplican a efectos de reorganización gran parte de los componentes de la Delegación, sino que implican una serie de gastos, no contemplados en la partida inicial, que en muchos casos generan determinados problemas a la hora de ceñirse a las estimaciones previstas, incluyendo contingencias.

Todo ello no implica que los gobiernos no puedan hacer frente a los mismos, al contrario; los gobiernos se ven en la obligación de pagar, ‘in situ’, estos gastos no previstos, pese a pagar, en ciertos casos, importantes comisiones por tipos de cambio, ya sea en efectivo -en casos muy aislados- o con tarjeta de crédito/débito -los casos más comunes-.

Anonimizando, como es lógico, ciertos casos reales, es preciso señalar una anécdota ocurrida en una gran capital europea. Por motivos de cambios de última hora, el viaje de avanzada se realizó con escaso margen con respecto a la llegada de la Delegación. A priori, en ciertos aspectos, la habitación presidencial no cumplía con los requisitos demandados, y pactados, con la Unidad de Viaje.

Dado que se trataba de una cumbre de enorme importancia a nivel internacional, la ciudad se encontraba completamente abarrotada en lo que a ocupación se refiere, incluso en localidades aledañas. Se barajaron, de forma previa, otros proveedores de alojamiento que, de forma habitual, se suelen tener como reserva, pero el escaso margen de maniobra obligó a improvisar sobre la marcha -siempre con la aprobación expresa del jefe del equipo de seguridad-.

Llegados a puntos de este tipo, y en concreto en este caso, suele haber una coordinación total entre dirección de Unidad de Viaje, dirección del alojamiento -casi siempre con la intervención del concierge- y agencia de intermediación. Se barajan multitud de posibilidades en un ‘brainstorming’ exprés en el que se tienen en cuenta, en primer lugar, los elementos de seguridad, las posibilidades físicas del lugar en cuestión y el presupuesto.

El presupuesto tiende a flexibilizarse llegados a estos puntos; son gastos imprevistos de última hora y cancelar todo el encuentro, máxime si la Delegación ya está en camino vía aérea, acarrearía incluso más gastos. Por tanto, y en este caso que comentamos, que se resolvió con éxito y de forma asombrosamente rápida, se decidió comprar, sobre la marcha, mobiliario nuevo para la habitación presidencial, así como una serie de elementos extra que resultaban absolutamente imprescindibles.

Ello acarreó un gasto extraordinario a través de dos vías: por un lado, a través del propio alojamiento, que cargó con parte de la compra -que posteriormente sería traspasada a la Delegación-; y, por otro lado, por parte de la Unidad de Viaje en sí, que tuvo que realizar numerosos pagos con tarjeta con el consiguiente recargo que implicó la operación.

Otro tipo de imprevistos habituales son aquellos relacionados con medicamentos, de cualquier tipo, en los que parte del equipo de seguridad o del gabinete de Unidad de Viaje suele hacerse cargo de su compra en farmacias y parafarmacias. A veces, aunque no suele ser un problema frecuente, al no tener una tarjeta de crédito o débito nominativa se generan contratiempos de todo tipo, pese a que tanto unidades de viaje como agencias de intermediación suelen estar acostumbradas a lidiar con estas situaciones.

Los cambios de divisas, como hemos comentado, también son una problemática común, ya sea a la hora de cambiar sobre la marcha, con la alta comisión que ello importa, o bien a la hora de pagar con tarjeta, a través de la cual el banco realiza automáticamente el cambio aplicando una determinada comisión.

Este tipo de situaciones, relativamente problemáticas, son tremendamente habituales en el sector GITT y los motivos son más que obvios en la mayor parte de los casos. Sin embargo, es preciso tener en cuenta que, con herramientas y soluciones de pago exclusivamente diseñadas para este tipo de clientes, muchos de estos recargos, reorganizaciones presupuestarias de última hora, etc. causarían un impacto prácticamente ínfimo en el gasto general del viaje, no solo garantizando el éxito del mismo, sino también haciendo que la experiencia resulte completamente satisfactoria para todos los agentes intervinientes.