Cambiar la sede de un evento GITT y los retos que conlleva

Cambiar la sede de un evento GITT y los retos que conlleva

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Son muchos los factores que influyen a la hora de elegir una sede para la celebración de un evento: infraestructuras, situación sociopolítica del país, relaciones internacionales a nivel global, etc. Pero, ¿qué ocurre cuando, a pocos días o meses de la celebración de estos eventos, se cambia su sede? Esto es algo que ocurre constantemente por razones muy diversas; crisis sociales en el país anfitrión, crisis financieras que hacen imposible hacer frente a la inversión que supone un evento de estas características, desastres naturales, epidemias o pandemias, y un largo etc.

Estos cambios suponen un importante desbarajuste en la logística de preparación de los viajes gubernamentales e institucionales (Governmental and Institutional Travel and Tourism, GITT) de cada una de las delegaciones que asisten a este tipo de eventos. Conllevan sumar, si cabe, más cambios de última hora en estos desplazamientos, más incertidumbre, más retrasos en las confirmaciones de los servicios requeridos por las delegaciones, etc. Es decir, contribuyen a que un viaje GITT se convierta en una auténtica pesadilla logística.

Esto ocurrió en 2019 con la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (COP) en su 25ª edición. El evento iba a tener lugar en Chile, pero su gobierno solicitó, unos 30 días antes de la fecha de celebración, la cancelación del mismo debido a la crisis sociopolítica que estaba viviendo el país andino en ese momento. Pocos días después de la comunicación por parte del gobierno chileno, Madrid se ofreció como anfitriona, teniendo que organizar, en un tiempo record, todos los preparativos para la acogida de un evento de esta magnitud.

La historia se ha repetido recientemente con la 24ª Asamblea General de la Organización Mundial del Turismo (OMT), que iba a ser acogida por la ciudad de Marrakech, y que finalmente tendrá lugar la semana que viene en la capital de España, Madrid. En esta ocasión, el gobierno marroquí se ha visto obligado a renunciar a acoger la celebración del evento debido a la situación epidemiológica del país, ya que la COVID-19 amenaza, actualmente, con una nueva ola de contagios en el país africano.

Sin embargo, lo que en otras ocasiones ha supuesto un grandísimo descalabro para las unidades de viaje y agencias especializadas que se encargan de la organización de viajes GITT, en esta, debido a la experiencia y a la situación que llevamos viviendo, a nivel global, en los últimos 2 años, ha tenido un impacto algo menor por la prudencia de las delegaciones al retrasar las confirmaciones de los servicios (vuelos, hoteles, coches, etc.) que serán utilizados durante la estancia.

La ciudad madrileña ya tiene experiencia en la organización y realización exitosa de eventos globales con poco tiempo de margen. Estamos seguros de que, en esta ocasión, la 24 Asamblea General de la OMT será de nuevo todo un éxito, además de un claro ejemplo de eficiencia logística y excelente organización por parte de la ciudad de Madrid.



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